Покупка по бизнес карте

Корпоративная карта — это фактически средство доступа к банковскому счету компании. Для корпоративных карт можно открыть отдельный карточный счет, а можно выпустить и привязать карту к уже существующему счету компании. Уведомлять налоговиков и фонды не придется. Карта может быть как расчетной, так и кредитной. Выпустить ее можно как в рублях, так и в иностранной валюте.

В этом материале ответим на 10 самых частых вопросов бухгалтера и рассмотрим особенности бухгалтерского и налогового учета расчетов через рублевую корпоративную карту.

Содержание

• 1 Корпоративная банковская карта: какие плюсы для бухгалтера
• 2 Какими бывают корпоративные банковские карты
• 3 К какому счету привязывают корпоративную банковскую карту
• 4 Сколько сотрудников могут использовать корпоративную карту
• 5 О каких правилах работы с корпоративной картой рассказать сотрудникам
  • 5.1 Образец. Регламент по работе с корпоративными банковскими картами
• 6 Можно ли взыскать с сотрудника перерасход по корпоративной карте
• 7 Нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными при работе с картой
• 8 Как отразить операции по корпоративной банковской карте в учете
• 9 Как подтвердить расходы, оплаченные корпоративной картой
  • 9.1 Схема. Как учесть расходы на оплату услуг по обслуживанию корпоративных банковских карт
• 10 Можно ли списать в расходы комиссию за обслуживание карт

Корпоративная банковская карта: какие плюсы для бухгалтера

Корпоративная банковская карта — удобная для бухгалтера альтернатива наличным на хозяйственные и представительские расходы. Не нужно ездить в банк за деньгами, а снять средства можно в любое время в банкомате.

Корпоративную банковскую карту можно использовать для оплаты покупок:

• в магазинах;
• в интернете.

Рассчитываться корпоративной картой можно:

• в России;
• за границей.

Корпоративные карты часто заводят сотрудникам, которые регулярно ездят в командировки. Ведь в этом случае не нужно перевозить большие суммы наличных, а покупку в любой стране можно сделать в местной валюте.

Какими бывают корпоративные банковские карты

Большинство корпоративных банковских карт дебетовые. Расчеты по ним ведутся за счет собственных средств компании. Функции карт отличаются. Например, одни предназначены для покупок в интернете, а другие — для оплаты товаров и услуг оффлайн.

Выбрать корпоративную карту, которая подойдет именно вам, просто. Банки предлагают своим клиентам корпоративные карты Visa Business/MasterCard Business, электронные карты Visa Business Electron и Maestro. Выбрать карту и оставить на нее заявку можно на сайте любого банка, который вам больше нравится.

К какому счету привязывают корпоративную банковскую карту

Корпоративную банковскую карту оформят только при наличии расчетного карточного счета в банке. То есть с банком нужно заключить договор банковского счета. В этом случае для операций по карте банк откроет отдельный карточный счет.

Возможно, счет в банке у вас уже есть. Тогда к нему достаточно выпустить карту. Сотрудники, которых руководитель наделил правом распоряжаться деньгами, получают доступ к средствам на этом счете.

Сколько сотрудников могут использовать корпоративную карту

Корпоративная банковская карта является именной. У такой карты может быть только один держатель. Руководитель компании должен выбрать сотрудников, которые получат карты и будут их использовать.

Передавать карту друг другу сотрудники не смогут. Такой запрет прописывает банк в договоре. Держатель карты отвечает за за сохранность карты и за операции по ней. Хранит карту держатель у себя.

О каких правилах работы с корпоративной картой рассказать сотрудникам

Прежде чем передать корпоративную банковскую карту сотруднику, объясните ему правила работы с ней. Безопаснее прописать их на бумаге — составьте небольшой регламент и ознакомьте с ним держателей под подпись. Регламент у каждой компании будет свой (см. образец ниже). Опишите в нем основные моменты:

• список держателей карт;
• операции, которые можно совершать по корпоративной карте (снятие наличных, перечень расходов, лимиты);
• срок, в который сотрудник должен отчитаться;
• порядок действий, если сотрудник потерял карту.

Образец. Регламент по работе с корпоративными банковскими картами

• Регламент по работе с корпоративными банковскими картами
• Список сотрудников, на которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении № 1 к настоящему регламенту.
• Сотрудник использует корпоративную карту для оплаты командировочных, представительских и хозяйственных расходов компании.
• Сотрудник может снимать наличные и проводить оплату по корпоративной карте в пределах ежедневных и месячных лимитов, установленных банком.
• По израсходованным суммам сотрудник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после оплаты или снятия. Если работник находится в командировке, он предоставляет отчет в бухгалтерию в течение 3 рабочих дней после возвращения. К авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие оплату картой, — слип-чеки, чеки банкомата.
• Держатель карты не должен разглашать номер, код CV и ПИН-код карты. Передавать карту третьим лицам запрещено. За сохранность карты и расходование средств по карточному счету сотрудник несет ответственность согласно Трудовому кодексу.
• Если карта похищена или утеряна, сотрудник должен сразу же сообщить об этом в банк — эмитент для ее блокировки.

Можно ли взыскать с сотрудника перерасход по корпоративной карте

С работника можно взыскать недостачу по корпоративной банковской карте в пределах его месячного заработка. Это закреплено статьей 241 ТК РФ. Но когда с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то с него можно взыскать весь ущерб (ст. 242 ТК РФ). Такой договор можно заключить только с теми сотрудниками, чья должность есть в перечне из постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. № 85.

Нужно ли соблюдать лимит расчетов наличными при работе с картой

Для наличных расчетов между юридическими лицами действует лимит в 100 000 рублей по одному договору. Если сотрудник платит за товар или услугу корпоративной банковской картой, то соблюдать лимит не нужно. Он распространяется только на наличные расчеты.

Если сотрудник снимает деньги с карточного счета и платит за покупку наличными от имени компании, нужно уложиться в лимит.

Для каждой карты банки устанавливают свои ежедневные и месячные лимиты на суммы покупок и снятие наличных. Перед тем как заключить договор, подробно расспросите у сотрудников банка про лимиты.

Как отразить операции по корпоративной банковской карте в учете

Расчеты по корпоративной карте отражайте на счетах:

• 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Корпоративная карта»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Как подтвердить расходы, оплаченные корпоративной картой

Снятие наличных с карточного счета или оплата корпоративной картой приравнивается к выдаче подотчетных. Расходы сотрудник должен подтвердить авансовым отчетом. К нему он прикладывает:

• оригиналы квитанций банкоматов;
• слип;
• чеки.

Минфин особо подчеркивает, что в этих документах должна стоять фамилия держателя (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106).

Схема. Как учесть расходы на оплату услуг по обслуживанию корпоративных банковских карт

Можно ли списать в расходы комиссию за обслуживание карт

Расходы на выпуск корпоративной банковской карты и обслуживание карточного счета можно учесть на общей и на упрощенной системе (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ и подп. 9 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Комиссию по картам списывают проводкой:

• списана в расходы комиссия банка.

• Платежное поручение в 2016 году: образец, заполнение
• Как правильно вести кассовую книгу 2016: десять важных правил
• За что налоговики сейчас блокируют счета
• Из-за ошибки в платежке банк заморозил счет компании
• Как разморозить счет после незаконной блокировки

• Статьи по теме:
• Как проверить банк, чтобы не было заморочек со счетами эскроу
• Письмо в налоговую о переносе денежных средств с одного КБК на другой
• Письмо на возврат денежных средств: образец на 2019 год
• Новая ключевая ставка ЦБ РФ на 2019 год
• Платежное поручение в 2019 году: скачать образец заполнения