Бизнес процессы как есть

«Технология структуризации и описания организации — шаг за шагом»

Ковалев Сергей Михайлович,Ковалев Валерий Михайлович

Часть 1. «Описание бизнес-направлений компании»

Четыре шага описания организации.

Построение и оптимизация организации осуществляется в пять этапов:

• Этап 1. Разработка модели организации «как есть».
• Этап 2. Анализа модели организации «как есть».
• Этап 3. Разработка модели организации «как надо».
• Этап 4. Разработка плана перехода из состояния «как есть» в состояние «как надо».
• Этап 5. Внедрение изменений и построение организации «как надо».

В этой статье, будет подробно рассмотрен, первый этап по описанию организации «как есть», который состоит из четырех шагов.

На первом шаге описываются бизнес-направления, которые реализует компания. Для компании, разработавшей стратегию и формализовавшую ее в виде стратегического плана перечень бизнес-направлений должен быть сформулирован в разделе, описывающем ее продуктово-рыночную составляющую. На втором шаге описываются работы, функции и бизнес-процессы, которые выполняются в компании для того, чтобы реализовывать бизнес-направления. На третьем шаге описывается организационная структура компании, и на четвертом — распределение ответственности структурных звеньев за работы, функции и бизнес-процессы (рис. 1).

Рис. 1. Четыре шага описания организации.

При описании работ, функций и бизнес-процессов на втором шаге используются два инструмента. Первый инструмент под названием «вертикальное описание» является простым и при его помощи описываются работы, выполняемые в организации и их вертикальная иерархия. В случае если этого инструмента недостаточно для проведения анализа деятельности «как есть» используется сложный инструмент под названием «горизонтальное описание». При горизонтальном описании деятельности помимо работ, выполняемых в компании, указывается как эти работы взаимосвязаны между собой, какие материальные и информационные потоки протекают между ними, что является входом и выходом для каждой из работ.

Шаг 1. Описание бизнес-направлений компании.

Содержание

• 1 Понятия «декомпозиция» и «критерии декомпозиции».
• 2 Разработка дерева бизнес-направлений.
• 3 Глубина описания бизнес — направлений.

Понятия «декомпозиция» и «критерии декомпозиции».

Давайте рассмотрим первый шаг описания организации, на котором разрабатывается перечень бизнес-направлений. Для правильной разработки данного перечня полезно рассмотреть и использовать понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции».

Что это такое? Декомпозиция — это разбиение объекта на составные части. Критерий декомпозиции — это характеристика, на основе которой производится разбиение.

Давайте рассмотрим эти понятия на примере структуризации шаров. Имеется исходная ситуация: есть шары двух цветов — белые и черные, при этом эти шары сделаны из различных материалов — дерева и железа. Поставлена задача: структурировать шары и построить их иерархическое дерево. Существует три подхода к решению данной задачи.

Первый подход — можно разделить все шары на белые, черные, деревянные, железные и построить дерево шаров, изображенной на рис. 2.

Рис. 2. Первый вариант дерева шаров.

При втором подходе шары сначала делятся по цвету на белые и черные, а потом делятся по материалу на деревянные и железные. Возможен и третий подход. Шары сначала делятся по материалу, а потом по цвету. В данных случаях материал и цвет являются критериями декомпозиции (рис. 3.).

Рис. 3. Второй и третий варианты дерева шаров.

Оказывается, что первый подход построения дерева шаров является неправильным, так как в нем элементы пересекаются — каждый шар относится одновременно к двум элементам дерева. Это вызвано тем, что в данном подходе при структуризации шаров были одновременно применены два критерия декомпозиции. Второй и третий подходы являются правильными, так как в них критерии декомпозиции были применены последовательно и различие между ними связано с различием в последовательности их применения.

Отсюда вытекают два важных правила, которые нужно применять при структуризации деятельности компании.

Правило 1. На одном уровне нужно применять только один критерий декомпозиции.

Правило 2. Для одной системы можно построить несколько вариантов «деревьев» в зависимости от различной последовательности применения возможных критериев декомпозиции. При этом на верхнем уровне нужно использовать более существенные критерии декомпозиции.

В статье мы будет использоваться понятие «классификатор», которое по своей природе является синонимом понятия «дерево». Описание бизнес-направлений компании завершается построением их иерархического дерева или классификатора (рис. 4).

Рис. 4. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании.

Разработка дерева бизнес-направлений.

Давайте рассмотрим, как понятия «декомпозиция» и «критерий декомпозиции» применяются при разработке перечня бизнес-направлений.

Например, для компании «Эврика», которая занимается торговлей чаем, одеждой и мебелью дерево бизнес-направлений, состоящее из элементов:

• Торговля чаем,
• Торговля одеждой,
• Торговля мебелью.

построено с использованием критерия декомпозиции — продукт (рис. 5).

Рис. 5. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании «Эврика».

Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся дистрибуцией фармацевтических препаратов и имеющий большой ассортимент продукции. Для данного типа бизнеса, такой критерий декомпозиции, как продукт, не подошел. Компания сформулировала, что важным критерием разбиения ее бизнес-направлений являются рынки или клиенты, согласно чему был разработан следующий классификатор бизнес-направлений:

• Оптовая торговля лекарствами,
• Торговля лекарствами на аптечном рынке Москвы и Московской области,
• Торговля лекарствами через филиалы.

В данном случае дерево бизнес-направления выглядит совершенно иным образом, потому что использовался другой критерий декомпозиции — рынок (рис. 6).

Рис. 6. Иерархическое дерево / классификатор бизнес-направлений компании — дистрибьютора фармацевтических препараторов.

Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах.

Давайте рассмотрим еще один пример компании, занимающейся производством и реализацией одежды и обуви. При проектировании своей деятельности, компания сформулировала два важных объекта относительно, которых нужно строить бизнес: продукт и рынок/клиент. Для продающих подразделений существенным объектом являлся «рынок», так как каждый из них требовал своей технологии и специфики работы. В свою очередь производящие подразделения важным объектом считали «продукт», так как производство было технологически тесно связано с ним.

Для данной компании были построены два варианта дерева бизнес-направлений. Первое дерево бизнес-направлений было построено с использованием критерия декомпозиции — продукт, и имело следующий вид:

• Производство и продажа одежды,
• Производство и продажа обуви,
• Нанесение на одежду рисунков.

При построении второго дерева использовался рыночный критерий и оно состояло из следующих элементов:

• Производство и продажа продукции обычным клиентам,
• Производство и продажа продукции VIP — клиентам,
• Производство и продажа продукции дилерам.

Рис. 7. Описание бизнес-направлений в нескольких разрезах для компании, производящей одежду и обувь и продающей их на различных рынках.

Глубина описания бизнес — направлений.

При построении дерева бизнес-направлений встает вопрос, до какого уровня нужно опускаться при его декомпозиции. Особенно актуален данный вопрос для предприятий, имеющих большую номенклатуру продукции.

В данном случае существует простое правило. Опускаться при разбиении дерева бизнес-направлений нужно до тех пор, пока выделяемые бизнес-направления остаются технологически неразличимы. Что значит технологически различимы?

Для каждого бизнес-направление в дальнейшем будет описываться технология их реализации: последовательность работ, ответственность, информационные и материальные потоки или другими словами бизнес-процесс их реализации. Бизнес-направления технологически различимы, если бизнес-процессы их реализующие имеют различную технологию.

Давайте рассмотрим пример компании, занимающейся бизнесом по производству и продаже аудио—видео продукции и торгового оборудования. Дерево бизнес-направлений компании состоит из следующих элементов:

• Розничная торговля аудио-видео продукцией;
• • VHS — видеокассеты,
  • CD — компакт диски для CD-проигрывателей,
  • CD-ROM — компакт диски для компьютеров,
  • DVD — компакт диски в формате DVD,
  • MC — аудио — кассеты,
  • Книги.
  • Прочее.
• Производство и продажа аудио продукции;
• • CD — компакт диски для CD-проигрывателей;
  • MC — аудио — кассеты.
• Производство и продажа торгового оборудования.
• • Торговое оборудование 1,
  • Торговое оборудование 2,
  • и т.д.

При построении данного дерева на верхнем уровне был применен критерий декомпозиции — продукт. При осуществлении дальнейшей продуктовой декомпозиции оказалось, что выделенные на втором уровне продукты технологически одинаковы.

В данном случае при розничной торговле аудио-видео продукцией склад отгружал, а продавец продавал всю продукцию по одной технологии. Технология доставки различной продукции от поставщика на склад и со склада на торговые точки тоже была одинаковой. Другими словами, технология работы с продуктами второго уровня была одинаковой и при построении дерева бизнес-направлений достаточным оказался только первый уровень дерева.

Рис. 8. Дерево бизнес-направлений компании, занимающейся производством и продажей аудио-видео продукции и торгового оборудования.

Другим примером, иллюстрирующим необходимость выбора требуемого уровня декомпозиции дерева бизнес-процессов является банковская деятельность. Современные банки, в особенности крупные и выбравшие в качестве целевого рынка — розницу предлагают большой спектр продуктов и услуг, составляющих несколько тысяч. Тем не менее, технологически различимых продуктов на порядок меньше. Например, банковский продукт — депозиты подразделяется на более мелкие составляющие: депозит трехмесячный, шестимесячный и т.д. Эти продукты имеют одинаковую технологию реализации и отличаются только определенными количественными параметрами — сроки, ставки и т.д.