Архивное хранение документов: основные особенности и правила

Ни одна современная компания не сможет работать без архива документов. Потому есть огромное количество аргументов, почему архивное хранение документов очень важное и ответственное дело. Ведь за каждым документом стоит ответственность компании финансовая, материальная, трудовая, налоговая, юридическая. Законодательством РФ определены сроки хранения различных видов документов, некоторые из которых достигают 75 лет.

Опытные руководители отлично знают, что одна из их обязанностей это обеспечение сохранности документов. Как правило, в больших корпорациях за работу с архивом отвечает целый отдел.

Почему электронные средства записи до сих пор не победили бумажные архивы?

Несмотря на внушительность научно-технического прогресса на сегодняшний день по ряду причин подавляющее большинство документации так и остались на бумаге. Это звучит, конечно, довольно странно, но факт, есть факт. Дело в том, что переход на электронный документооборот начался, но происходит довольно медленно и в основном касается вновь создаваемых документов. Старые документы подлежат хранению годами, а по правилам документация должна храниться на том носителе, на котором была создана. Потому до полного перехода на электронный документооборот ещё очень далеко. Бумажные архивы ещё очень долго будут неотъемлемой частью каждой организации. Особенное внимание необходимо уделить документации по бухгалтерии и кадрам, ведь за нарушение правил их хранения предусмотрены штрафные санкции. Доверьте работу по архивному хранению документов профессионалам Для того, чтобы не волноваться за сохранность необходимой документации, раздувать штат сотрудников и избавиться от множества неинтересных задач, которые не связаны с вашей основной деятельностью стоит просто переложить эти ненужные хлопоты на плечи компании, которая имеет большой опыт работы.

Профессиональное создание архива это затратное по времени, материальному и финансовому обеспечению дело, при выполнении которой необходимо придерживаться правил:

• срок хранения начинается с первого января года, что следует за годом окончания делопроизводства;
• при хранении документов необходимо придерживаться номенклатуры и оформлять документацию по папкам, где указывать название, её номера и сроки хранения.

После того, как документация правильно оформлена и разложена по папкам её необходимо хранить, соблюдая правила:

• помещение должно иметь системы вентиляции;
• температурный режим 17-19°С, влажность 50-55%;
• обязательное выполнение всех санитарно-гигиенических, противопожарных и охранных требований;
• в холодное время года можно использовать исключительно централизованное отопление, искусственное освещение должно обеспечиваться исключительно лампами с соответствующими уровнями защиты для пожароопасных зон.

Компания АРХИВ НЕВА гарантирует грамотную организацию работы с архивом документов вашей компании и поможет вам сосредоточиться на главных целях компании.