Автоматизация и оптимизация бизнес процессов

Директор » Советы по автоматизации бизнеса

Советы по автоматизации бизнеса

В условиях кризиса любой бизнес борется за повышение эффективности. Но до сих пор никто не нашел волшебного средства, способное в одно мгновение сделать компанию преуспевающей. Сейчас много говорят от оптимизации и автоматизации бизнес-процессов. Насколько они важны и помогут ли выиграть в конкурентной борьбе? Попробуем ответить.

С клиентом нужно разговаривать.

В бизнесе успех во многом зависит от понимания потребностей клиента. Поэтому мы часто исходим из того, что нужно клиенту, какова будет его выгода от внедрения нашей системы «Рули24». А для этого зачастую недостаточно просто продать, установить на предприятии и научить сотрудников работать в системе. Необходимо четко представлять, какие преимущества от внедрения «Рули24» получит клиент, позволит ли это увеличить выручку, повысить эффективность работы и при этом сэкономить.

Приведу пример. Один из наших клиентов просил, чтобы на диаграмме Ганта все просроченные задания были отмечены красным цветом. В «Рули24» задачи, которые не выполнены вовремя, видны и без дополнительных цветовых пометок. Но клиент хочет красный цвет! Как бы поступили вы? Действовали бы по принципу «Клиент всегда прав»? Согласен, клиент прав, но не всегда. Чтобы «раскрасить» диаграмму Ганта в красный, нам бы пришлось делать доработку программы, привлекать к работе одного-двух программистов, отвлекая их от более важных задач. Тратим деньги мы — тратит деньги наш клиент. Насколько повысится эффективность работы предприятия клиента после того, как просроченные дела на диаграмме Ганта станут красными? На 0%! Совершенно не важно, каким цветом они отмечены на диаграмме. Но вот деньги на эту пустяковую вещь клиент потратит. Что это даст ему? В плане повышения эффективности и прибыльности бизнеса — ничего. Что это дало нашей компании? Минимум прибыли и несвоевременное отвлечение программистов от выполнения более серьезных заказов. Для меня гораздо выгоднее потратить на клиента полчаса, чтобы убедить его в том, что его задумка о добавлении красного цвета в диаграмму совершенно бесполезна. Она никоим образом не повлияет на повышение эффективности его бизнеса, не заставит сотрудников работать быстрее и уже тем более — не увеличит прибыль. Он ничего не заработает на этом. Соответственно, не нужно тратить деньги и время на то, что не позволит получить прибыль. С клиентом нужно разговаривать, объяснять и доказывать, что может быть выгодно для него, а что — нет. Иначе лишних затрат не избежать. А в наше и без того не сложное экономическое время, лишние затраты никому не нужны.

Автоматизировать или оптимизировать?

Чтобы управление было эффективным, необходимо оптимизировать основные операции: — прогнозирование, — планирование, — исполнение, — анализ, — учет, — корректирующее воздействие.

Причем, если прогнозирование, исполнение и корректирующее воздействие руководитель и его подчиненные могут производить и на бумаге, то планирование, учет и анализ более эффективны будут после автоматизации. И именно эти операции раньше и чаще других подвергаются автоматизации на предприятиях.

Автоматизируются в компаниях все процессы: — маркетинг, — проектирование, — подготовка производства, — снабжение, — хранение, — производство, — упаковка, — продажа (сбыт, реализация), — техническая поддержка (техническое обслуживание, гарантийное и постгарантийное обслуживание), — утилизация .

Однако автоматизация порой бывает и не нужна. Поверьте, я знаю, о чем говорю. В практике «ИЛАДЫ» было несколько случаев, когда клиенту достаточно было просто оптимизировать бизнес-процесс в компании, чтобы добиться повышения эффективности ее работы. Так, один из наших клиентов долгое время не мог наладить процесс продаж. Он перепробовал множество вариантов, пытался работать с применением различных автоматизированных систем управления бизнес-процессами, принимал на работу и впоследствии увольнял недоказавших свою эффективность специалистов… Оказалось, проблема не в сотрудниках, не в системах управления бизнесом. Проблема в том, что на предприятии просто не умеют управлять ресурсами. Поэтому и эффективность АСУ всегда была нулевой. Как говорится, автоматизация бардака — это получение бардака в квадрате. И этот удвоенный бардак не нужен ни клиенту, ни нам — компании, которая специализируется на внедрении систем автоматизации бизнеса «Рули24».

Кстати, об оптимизации и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях я подробно рассказывал в наших блогах: https://habrahabr.ru/company/iladaruli24/blog/272177 и http://ruli24.ru/bp-how-to-not-automate-a-mess.

Любой процесс нужно сначала оптимизировать, а затем — автоматизировать. Иначе сработает известно русское правило: «Хотели как лучше, а получилось как всегда».

К примеру, «Рули24 CRM» — это объединение процессов маркетинга и продаж. И если нам говорят, что необходимо автоматизировать систему маркетинга, и при этом в компании внедрена и работает система CRM, то возникает справедливый вопрос: «Что вам еще нужно?» Маркетинговый процесс в «Рули24 CRM» уже автоматизирован. Возможно, сотрудники компании просто не знают или не понимают, как использовать все возможности системы. Если мы наблюдаем подобную картину — недопонимание, незнание того, как работает система «Рули24», — то без проблем консультируем пользователей.

Рабочие настройки

Ситуации, когда клиенты просят что-то доработать в модулях «Рули24», не редкость. Причем далеко не все из них готовы тратить на доработку и поддержку системы большие средства. Как правило, на автоматизацию предприятие тратит от 1% до 10% своей выручки. Чаще 1%. Если это крупное предприятие с выручкой около 1 млрд. рублей в год, то на автоматизацию идет примерно 10 млн. рублей. Солидная сумма, за которую можно автоматизировать все бизнес-процессы на предприятии и оказывать техническую и консультационную поддержку в течение года. Если же компания зарабатывает 10 млн рублей в год, то 100 тысяч рублей в год (менее 10тыс в месяц) хватит лишь на автоматизацию одного-двух бизнес-процессов. И вряд ли компания будет тратить эти средства на автоматизацию, она может отдать их на закупку товаров, на приобретение оборудования, на расширение склада — на то, что позволит расширить бизнес. Автоматизация бизнеса, бизнес-процессов могут и подождать?

Да, в некоторых случаях могут. Но не обязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы. Достаточно начать с одного. Например, с продаж. По мере развития бизнеса дополнить систему «Рули24» модулями будет вполне реально. Для сегмента малого и среднего бизнеса — это наиболее оптимальное решение. Для крупного бизнеса, для холдингов и корпораций системы автоматизации всегда создаются индивидуально, с учетом конкретных пожеланий. Об этом я неоднократно говорил в нашем блоге на www.ruli24.ru

В разговорах с потенциальными клиентами мне часто приходится слышать фразы: «Вот если бы у тебя было решение CRM для риелторов (или другие вариации — CRM для туризма, CRM для СМИ), то я бы его приобрел». На это у меня один ответ — «Рули24» — универсальное решение для малого и среднего бизнеса. Оно одинаково хорошо будет работать, как в агентстве недвижимости, так и в газете и в туристической фирме. База данных составляется по одному принципу, а далее идет работа специалиста — рассылки, звонки, встречи, продажи. Здесь даже не требуется никаких специальных (отраслевых) доработок.

И все же создать систему «под себя» или под конкретный бизнес-процесс можно. В системе «Рули24» есть настройки, позволяющие решать огромное количество потребностей клиента без переписывания компьютерной программы. Так, в последнее время востребованными стали такие настройки, как интегрирование системы с сайтом компании или с IP-телефонией. Это позволяет принимать и сразу же видеть в системе заявки на товар или услугу, поступившие через сайт компании или по телефону. Причем, в последнем случае можно отслеживать все поступающие звонки и прослушивать их.

Настройки позволяют повысить организацию работы. Например, для торговых компаний в системе CRM есть возможность установить настройку, которая позволит одновременно работать как с частными лицами (b2c), так и на рынке юрлиц (b2b). Сама программа от этого не меняется, меняется только подход компании к работе с клиентом. Вот еще один пример из нашей практики. Один из клиентов работал в трех разных системах: help desk, CRM и управление проектами. В «Рули24» все они объединены, и нет необходимости выходить из одной системы в другую — все интегрировано.