Реализация проекта в малом бизнесе

Разбор 6 заблуждений о проектном управлении

Если вы зайдете в офис большинства небольших компаний, вы скорее всего увидите повсюду большое количество стикеров, которые расклеили люди работающие там. Такие «напоминания» обычно служат подсказками и уведомлениями для проектов или другой операционной деятельности, над которой они сейчас работают. Малый бизнес, как правило, держит планы проектов в файле, а иногда они существуют только в голове у руководства.

Сейчас, когда существует множество недорогих инструментов для небольших проектов и осознание ценности проектного управления в корпоративном и государственном секторе постоянно растет, почему же большинство компаний малого бизнеса не пользуются формальными техниками проектного управления и системами управления проектами?

Для понимания, почему проектное управление будет полезным даже для самого маленького бизнеса, давайте рассмотрим основу проектного управления — процессы управления. Если мы отбросим на время определения проектного управления и сосредоточимся на том, что такое процесс, мы увидим, что это «некоторое количество действий, изменений или функций, которые дают результат».

Применительно к управлению проектами, эти результаты являются продуктами временных предприятий по созданию уникального продукта, процесса или услуги. Все компании (приносящие прибыль или нет) ориентированы или должны быть ориентированными на результат. Во всех компаниях есть проекты. Среди примеров проектов в малом бизнесе можно назвать создание веб-сайта компании, открытие офиса в новом месте или создание нового продукта.

Учитывая конкурентный характер современной деловой среды, можно утверждать, что возможность инициировать правильные проекты и достигать желаемых результатов для малого бизнеса так же важна, если даже не более важна, как и для крупного бизнеса.

Давайте разберем некоторые специфические причины, по которым малый бизнес не внедряет проектное управление и распространенные заблуждения, лежащие в основе их рассуждений.

1. Мой бизнес небольшой и мне не нужна дополнительная административная нагрузка от управления проектами. В контексте данной статьи, когда мы говорим о малом бизнесе, мы имеем в виду организации, в которых количество сотрудников не превышает 100 человек. Лучший плотник, слесарь, продавец, программист или другой предприниматель, который начинает свой собственный бизнес, в определенный момент столкнется с необходимостью оценки рисков, разработки маркетинговой кампании, составления заявки на кредит, расширением бизнеса или взаимодействия с более крупными компаниями, у которых уже есть формальные процессы управления, в том числе процессы управления проектами. Знания в области проектного управления и применения сопутствующих инструментов, таких как анализ заинтересованных сторон, планирование взаимодействия и управления рисками не только помогут во многих из этих задач, но и дадут вам конкурентное преимущество перед теми компаниями, которые не используют проектное управление.
2. Я эксперт в своей области, мне не нужно управление проектами. Многие, если не все, компании малого бизнеса открываются людьми, у которых есть опыт в своей области. Профессиональные знания и опыт — отличные вещи для достижения цели, однако все же проектное управление должно использоваться для претворения планов в жизнь. Если вы поищете в интернете наиболее распространенные причины, по которым малый бизнес терпит неудачу, среди основных причин будут перечислены недостаточное планирование, недостаточное финансирование или недостаточное управление. Хотя проектное управление не гарантирует успеха, оно может помочь малому бизнесу в устранении некоторых распространенных ошибок, которые вызывают крах предприятия.
3. Внедрение проектного управления — это расходы, которые сократят мой капитал. А капитал мне нужен для старта или роста моего бизнеса. Распространенное заблуждение в том, что внедрение проектных процессов требует больших инвестиций. В интернете можно найти множество бесплатных или недорогих советов, методов и шаблонов (включая некоторые недорогие инструменты). Если все сделать правильно, малый бизнес может внедрить проектные процессы, техники и инструменты с небольшими затратами и при этом, возможно, уже использовать систему управления проектами. Например, определенное программное обеспечение для электронной почты, электронные таблицы, и другие общие программные приложения предлагают хорошие шаблоны для управления проектами, особенно, если использовать их вместе с бесплатными или недорогими сервисами проектного управления в интернете.
4. Мне нужно сейчас развиваться, я не могу ждать. Проектное управление меня замедлит. Это источник плохого планирования, о котором говорилось ранее. Управление проектами позволит вам двигаться быстрее или, что не менее важно, обеспечит вам методы, при помощи которых вы сможете анализировать, какие из планируемых инициатив не дадут удовлетворительных результатов. Погружаться в ситуацию без полного понимания среды опасно, и это может привести к негативным последствиям.
5. Для проектного управления необходимы специальные навыки, которых нет у меня и моих сотрудников, и я не могу себе позволить нанять человека с такими навыками. Проектное управление является в такой же степени искусством, как и наукой. Хотя необходимы специальные навыки и опыт для того чтобы стать опытным практиком проектного управления, эти знания можно получать со временем. Чтобы «ускорить» процесс можно взять интенсивный курс проектного управления всего на 4 или 5 дней. Многие предприниматели, которые открывают малый бизнес, как правило, обладают знаниями, необходимыми для управления проектами, интенсивные курсы построены на этих навыках, наряду со специфическими теориями, инструментами и процессами, необходимыми для проектного управления. Несмотря на то, что участники не станут после таких курсов экспертами в проектном управлении, они могут получить ценные навыки, которые они смогут применить для малого бизнеса.
6. Мне потребуется дополнительное время, чтобы следовать практикам проектного управления. Если у вас есть процесс, которому надо следовать, он может увеличить продолжительность действия. Однако, для аналогии приведем пример — если вы решите сделать пристройку к своему дому, вы бы предпочли иметь качественный результат или предпочли бы, чтобы работы были сделаны быстро, но с большим количеством проблем (протечки, плохая отделка и так далее)? Конечно, вы предпочли бы первый вариант. Учитывая, что проекты малого бизнеса могут способствовать расторжению сделки, если они плохо выполнены, качественная реализация проектов важна, и процессы управления проектами могут помочь вам быть уверенными, что вы делаете вещи хорошо.

В то время как некоторые из приведенных выше примеров применимы не только для малого бизнеса, это наиболее частые причины, которые мы слышим, когда компания отказывается внедрять проектное управление.

Управление проектами приносит пользу для предприятий любого размера, и не требует больших инвестиций для внедрения. Для того чтобы минимизировать риск и настроить малый бизнес на успех, компании малого бизнеса могут воспользоваться той или иной формой управления проектами.