Программное обеспечение для малого бизнеса

Если «HR-решение» Вашего малого бизнеса состоит из нескольких электронных таблиц и некоторых документов, спрятанных в шкафу для подачи документов, возможно, Вам может не хватать опыта.

Хотя такой подход может работать на ранних стадиях развития, он быстро превращается в кошмар, поскольку Ваш бизнес растет, съедая ценное время благодаря недорогим административным задачам.

Фактически, опрос OfficeMax в 2013 году показал, что владельцы малого бизнеса в целом тратили на администратора более четырех миллиардов часов каждый год, а 41% из них заявили, что это подорвало их мотивацию и энергию для управления их компаниями.

Один из способов выхода из этого хаоса заключается в том, чтобы инвестировать в хорошее программное обеспечение — HR решение, которое может помочь Вам оставаться организованным и справиться с общими задачами HR, как ведение учета, заработной платы и управления производительностью сотрудников. Цены начинаются всего с нескольких долларов в месяц и, как правило, увеличиваются в зависимости от количества сотрудников, которые у Вас есть, это инвестиции, которые могут быстро окупиться, экономя Вам от нескольких часов драгоценного времени.

В этой статье мы рассмотрим ключевые функции, которые следует искать в программном обеспечении для малого бизнеса, а также как выбрать правильное решение для Вас. Затем рассмотрим некоторые из наиболее популярных решений, доступных сегодня, с кратким обзором их основных функций и преимуществ. В итоге у Вас появится ясное представление об имеющихся вариантах и понимание как выбрать пакет который, поможет Вам управлять HR более эффективно.

Содержание

• 1 Основные функции для поиска с помощью HR-программ для малого бизнеса
  • 1.1 Типы бизнес-программ для HR
  • 1.2 Основные характеристики
• 2 Как правильно выбрать HR программное обеспечение для малого бизнеса
• 3 HR программные решения для малого бизнеса
  • 3.1 1. BambooHR
  • 3.2 2. Zoho People
  • 3.3 3. Namely
  • 3.4 4. Gusto
  • 3.5 5. Zenefits
  • 3.6 6. CakeHR
  • 3.7 7. Cezanne
  • 3.8 8. WebHR
  • 3.9 9. BreatheHR
  • 3.10 10. JazzHR
• 4 Вывод

Основные функции для поиска с помощью HR-программ для малого бизнеса

В этом разделе мы рассмотрим некоторые варианты, доступные Вам при поиске программного обеспечения для малого бизнеса.

Типы бизнес-программ для HR

Существует два основных типа пакетов программного обеспечения Business HR: Core HR и Strategic HR.

• Core HR относится к традиционным, «административным» функциям HR, таким как администратор преимуществ, отслеживание посещаемости, обработка заработной платы и т. д.
• С другой стороны, стратегические пакеты HR помогут Вам с более перспективными стратегическими задачами, такими как найм и сохранение лучших сотрудников и отслеживание их долгосрочного развития.

Эта диаграмма из HRdirect иллюстрирует разницу:

Не все комплекты программного обеспечения сосредоточены на той или иной области — часто бывает, что некоторые пакеты охватывают все, в то время как другие — более узконаправленными. Но это полезное различие, чтобы иметь в виду, когда Вы решаете, что ищете.

Основные характеристики

Вот некоторые из ключевых функций, которые может предложить программное обеспечение для бизнеса HR:

1. Учет сотрудников. Храните копии важных записей для Ваших сотрудников, как описано в нашем учебнике по ключевым потребностям малого бизнеса в области HR.
2. Варианты самообслуживания. Позвольте сотрудникам входить в систему и делать что-то вроде обновления своих данных, запроса времени и т. д.
3. Администрация преимуществ. Помогите сотрудникам записаться на получение льгот и управлять их вариантами из программного обеспечения.
4. Набор персонала. Используйте программное обеспечение для отслеживания соискателей и управлять процессом найма.
5. Адаптации. Помогите новым сотрудникам быстро адаптироваться, предоставив необходимую им подготовку и ресурсы.
6. Успешное планирование. Планируйте свои будущие кадровые потребности и уменьшите свою зависимость от ключевых сотрудников, имея план замещения для важных ролей.
7. Обучение. Некоторые пакеты позволяют планировать потребности ваших сотрудников в обучении и развитии, а иногда даже интегрировать обучение в приложение.
8. Обзор производительности. Следить за работой сотрудников с каждым годом, устанавливать новые цели и задачи, а также иметь доступ к их истории развития в рамках программного обеспечения.
9. Составление отчетов. Проанализируйте данные о своих сотрудников, создайте персонализированные отчеты о таких вещах, как посещаемость, оборот, удовлетворенность сотрудников и т. д.
10. Время и посещаемость. Управляйте запросами сотрудников на отпуск с расписанием, чтобы убедиться, что у вас есть достаточное покрытие. Некоторые программы также предлагает более подробное отслеживание времени для смены работников.
11. Коммуникация. Передавайте важные новости о компании своим сотрудникам и позволяйте им общаться друг с другом через блоги, форумы, доски объявлений и т. д.
12. Мобильный доступ. Пусть сотрудники получают доступ к системе через приложение для смартфонов, чтобы они могли проверять и загружать информацию во время движения.

Как правильно выбрать HR программное обеспечение для малого бизнеса

Как Вы уже поняли, есть довольно широкий спектр функций, доступных для Вас. Но более комплексные решения, конечно, часто стоят дороже. Поэтому вам необходимо обдумать все варианты и решить, который из них Вам действительно нужен.

Ключевой вопрос: спросите себя: «Сколько времени я трачу на эту задачу прямо сейчас?»

Если Вы ежемесячно тратите часы на печать резюме от потенциальных сотрудников, а затем пытаетесь найти их и помнить, с кем Вы связались, а кем нет, то модуль вербовки, вероятно, сэкономит вам много времени.

Другие функции, такие как инструменты коммуникации, могут не иметь такой прямой выгоды, но они все равно могут быть ценными. Дополнительную информацию о важности хорошей коммуникации смотрите в следующем учебном пособии:

• Коммуникация Малый бизнес HR: как лучше общаться с сотрудниками Эндрю Блэкман

Также подумайте о том, как Вы работаете и как работают Ваши сотрудники, и решите, какие функции Вам нужны, и те, без которых Вы можете обойтись. Например, некоторые пакеты предлагают мобильное приложение, которое сотрудники могут использовать на своих смартфонах. Если у вас мобильная команда, это может быть полезной функцией, но если ваша команда работает на базе Office, то данная функция может оказаться ненужной.

В конечном счете, лучший способ принять окончательное решение заключается в том, чтобы сузить выбор до двух или трех, и их протестировать. Большинство провайдеров предлагают бесплатный испытательный срок, и даже для тех, у кого его нет, стоимость одного месяца не является непомерно высокой.

Поэтому стоит создать тестовый аккаунт на двух или трех разных системах. Разбирайтесь в панелях мониторинга и настройках, решая, какие функции Вам нравятся, какие интерфейсы проще всего использовать и так далее. Вы, как правило, чувствуете то, что вам нравится больше, чем другие..

HR программные решения для малого бизнеса

Итак, теперь, когда вы знаете, что искать и как выбирать, вот список лучших HR программных решений для малого бизнеса.

1. BambooHR

BambooHR имеет сильный компонент учета, включая поддержку электронных подписей, чтобы Вы могли избежать утомительной задачи по оформлению документов и хранению бумажных копий.

Он также позволяет отслеживать кандидатов на работу, утверждать отгулы, проводить обзоры производительности и создавать «настраиваемые рабочие процессы» для управления процессами утверждения внутри Вашей компании.

Хотя BambooHR фокусируется на малые предприятия, он может похвастаться реестром клиентов компаний, о которых Вы, вероятно, слышали, например Disqus, Asana, Quora, Vimeo, SoundCloud и т. д.

2. Zoho People

Если у Вас только несколько сотрудников, одна вещь, которая Вам понравится в Zoho People, это то, что она может использоваться для пяти человек. После этого ежемесячные цены растут с количеством сотрудников, как и в большинстве других программ.

Как Вы можете видеть из приведенного выше изображения, есть множество возможностей на выбор. Функция самообслуживания впечатляет — она позволяет Вашим сотрудникам:

• изменять личную информацию
• просматривать отчеты о посещаемости
• добавлять задания и время регистрации
• требовать медицинского возмещения
• просматривать преимущества
• совместная работа через каналы
• экспортировать персональные данные
• просматривать отчеты о отпусках и балансах
• повышение путевых запросов
• просмотр всех утверждений и разрешений
• информация о доступах

3. Namely

А именно цели средних компаний, которые она определяет как что-либо от 15 сотрудников до нескольких тысяч. Таким образом, это может быть не идеальным для микро-бизнеса, но может быть отличным вариантом, если у Вас есть амбициозные планы роста и Вы хотите, чтобы решение было очень масштабируемым.

Согласно исследованию 75% клиентов говорят, что данное программное обеспечение увеличило взаимодействие сотрудников, а 72% сказали, что программа сделала их сотрудников более продуктивными. Это отчасти потому, что программное обеспечение разработано, чтобы выглядеть и чувствовать себя, как социальные сети, которые люди уже используют, так что это легко для сотрудников, чтобы начать использовать систему и сотрудничать с коллегами.

Еще одна мощная функция — возможность интеграции программного обеспечения с большим количеством других компаний и решений, которые Вы можете использовать для чего угодно: от расписаний до распознавания сотрудников.

4. Gusto

С Gusto вы можете преобразовать весь процесс найма в более эффективный, безбумажный процесс. Вы можете отправлять письма с предложениями новым сотрудникам, принимать на работу, подписывать получение льгот и начисления заработной платы и многое другое.

Затем вы можете делать такие вещи, как управлять запросами времени, проводить опросы сотрудников, создавать организационные диаграммы и т. д. А Gusto также предлагает модули администрирования платежных ведомостей и льгот, а также интеграцию с популярным программным обеспечением для учета, приложениями для отслеживания времени и т. д.

5. Zenefits

Модуль HR платформы Zenefits охватывает такие вещи, как найм и бординг, ведение учета сотрудников, отчетность и т. д. Эти функции достаточно эффективны, но это всего лишь одна часть более широкого предложения, включающая такие функции, как отслеживание времени, соответствие нормативным требованиям, обработка заработной платы, и преимущества администратора.

Компания объявляет о «первом мобильном мышлении» и предлагает приложения для iOS и Android для всего: от проверки данных страхования до синхронизации и выхода, поэтому это хороший вариант, если у Вас есть сотрудники, которые проводят много времени в дороге.

6. CakeHR

Cake начался как небольшой латвийский стартап в 2011 году и расширился для обслуживания клиентов в более чем 1000 городах, включая известные имена, такие как электронная коммерция фирмы Paperless Post.

Это простое онлайн-решение, предлагающее широкий спектр услуг, таких как отслеживание отпуска, общий календарь компании, отчеты, мобильные приложения и интеграция с популярными приложениями, такими как Slack и Google Apps. В скором времени появится модуль обзора производительности на основе 360-градусной обратной связи.

7. Cezanne

Если вы хотите что-то более сложное и полнофункциональное, попробуйте Cezanne. Он ориентирован скорее на компании среднего размера, чем на малые предприятия, поэтому он может быть слишком сложным для малых предприятий. Но для растущих компаний он предоставляет доступ к мощному программному комплексу, который может справиться с большинством задач HR, о которых Вы можете думать.

Например, с помощью модуля «Люди» Вы можете делать все, начиная от управления рабочими сменами до регистрации инцидентов в области здравоохранения и безопасности, регистрации и отслеживания дисциплинарных процессов и многое другое. Между тем, модуль Career & Succession позволяет составить стратегические планы для ваших будущих потребностей в персонале, отобразить ключевые роли и потенциальных преемников и т. д.

Это всего лишь несколько примеров, которое на самом деле представляет собой комплексное решение для любого бизнеса, с размером и бюджетом, чтобы оправдать его.

8. WebHR

Как и Zoho, WebHR предлагает бесплатный план для пяти сотрудников с ежемесячными тарифами, основанными на количестве сотрудников, которые у Вас есть после оплаты..

Лозунг «От найма на пенсию» весьма уместен — предложение WebHR довольно всеобъемлющее, охватывающее каждый этап жизни сотрудника в Вашей компании, начиная с найма. Есть приятная функция в стиле социума в средствах массовой информации, которая способствует обмену сотрудниками через обмен сообщениями, форумы, обновления статуса и т. д. Сотрудники могут многое делать через систему, например, подавать заявку на отпуск или разрешение на поездку, подавать запрос на возмещение и даже делать заявку на увольнение в режиме онлайн.

9. BreatheHR

Британская BreatheHR позволяет объединить много разных данных в простые в использовании панели инструментов для Вас и ваших сотрудников.

Например, сотрудник может просматривать панель мониторинга, показывающую количество выходных дней, которые они забронировали, и номер, который они оставили, их запись болезни, любое обучение, которое они выполнили или просили, их ключевые цели и результаты, а также любые встречи, которые они запланировали с их менеджером. И на той же странице, они могут нажать кнопку, чтобы осуществить требуемое действие в каждой из этих областей: запросить обучение, выслать приглашение на встречу и т.д.

Программа также имеет много других общих функций, таких как ведение учета и отчетности, и предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию.

10. JazzHR

Большинство решений, которые мы рассматривали, были довольно широкими. Но иногда вам не нужно все — Вам просто нужно специализированный продукт для одной конкретной области.

JazzHR является примером более специализированного предложения. Он фокусируется непосредственно на подбор персонала, обеспечивая реальную глубину функций в этой нише области. Вы можете создавать публикации вакансий и автоматически публиковать их на нескольких досках объявлений, например, а затем отслеживать заявки и выбирать, какие из них следует продвигать или отклонять. Затем Вы можете использовать программное обеспечение для записи интервью и сравнения кандидатов на систематической основе, прежде чем исследовать компенсацию, делать предложения и многое другое из всего программного обеспечения.

Если вам нужен широкий спектр HR решений, то одно из других решений будет лучше для Вас, но если Вам просто нужно получить право найма, то JazzHR является идеальным.

Вывод

В данном пособии, Вы получили обзор лучших HR программного обеспечения для малого бизнеса, и Вы увидели, какие функции необходимо искать и как сделать правильный выбор для Вашей компании.

Не спешите и изучите несколько различных вариантов, и составьте список из двух или трех претендентов. Затем проверьте их, посмотрите, какой из них лучше всего подходит для Вас и сделайте свой окончательный выбор. Вы сразу увидите преимущества.

Если вы решите, что вам нужно больше практической помощи, вы можете исследовать HR аутсорсинг. Вместо того, чтобы полагаться на программное обеспечение, Вы можете получить доступ к фактическим HR сотрудников во внешней компании, которые будут управлять вещами для Вас. Это, как правило, более дорого, чем программные решения, на которые мы смотрели, но это может дать Вам доступ к некоторым ценным знаниям в области HR. Чтобы узнать больше о том, как работает аутсорсинг, см. следующие пособия:

• Малый бизнес Как выполнять аутсорсинг, используя лучшие сервисные компании Эндрю Блэкман

Если Вы нашли эту статью полезной, почему бы не проверить некоторые из других статей в нашей серии по HR для малого бизнеса?